Usein kysytyt kysymykset

Palvelumanuaali on yhdeksän Uudenmaan kunnan yhteinen työllistymistä edistäviä ja työkykyä tukevia palveluita yhteen kokoava verkkoalusta.

Kenelle Palvelumanuaali on tarkoitettu?

Tavoitteenamme on saattaa palveluita etsivät yhteen palveluita tarjoavien tahojen kanssa. Olitpa Uudellamaalla asuva työnhakija, alueella toimiva työnantaja, työllistymistä edistäviä ja/tai työkykyä tukevia palveluita tuottava taho tai työntekijä Helsingin, Espoon, Vantaan, Keravan tai Raaseporin työllisyysalueilla, Palvelumanuaali on tarkoitettu juuri sinulle.

Palvelu on avoin kaikille ilman kirjautumista. Palvelumanuaalin julkisella puolella voit etsiä palvelutarpeeseesi ja elämäntilanteeseesi sopivaa palvelua, tutustua palveluiden sisältöön ja löydät ohjeet palveluihin pääsemiseksi.

Kirjautuminen ja sen kautta avautuvat lisäpalvelut on tarkoitettu alueen palveluiden tuottajille ja yhteistyökuntien työllisyyspalveluiden työtekijöille. Palveluntuottajat pystyvät kirjautumisen takana hallitsemaan ja ylläpitämään oman organisaationsa palveluvalikoimaa. Kunnan työntekijöille kirjautumisen takaa aukeava Palvelumanuaali on puolestaan työväline asiakasohjauksen tueksi yksityiskohtaisine palveluihin liittyvine työ- ja prosessiohjeineen.

Nyt käyttämäsi Palvelumanuaali on käytössä Uudellamaalla yhdeksässä kunnassa (Helsinki, Espoo, Kauniainen, Vantaa, Kerava, Sipoo, Raasepori, Inkoo ja Hanko). Tarve vastaavalle alustalle on kuitenkin tunnistettu myös muualla ja tarkastelemme mahdollisuuksia laajentaa käyttöä.

Miten Palvelumanuaali eroaa muista palvelualustoista?

Palvelumanuaali on valtakunnallisesti ainoa alusta, joka kokoaa organisaatiorajat ylittäen työllistymistä edistävät ja työkykyä tukevat palvelut sekä niihin liittyvät viranomaisen työ- ja prosessiohjeet yhteen. Palvelumanuaali on tästä syystä yhteistyökuntien työllisyyspalveluiden ensisijainen palveluohjauksen työväline.
Tunnistamme työnhakijoiden moninaiset elämäntilanteet ja olemme koonnet palveluita laajasti mm. työllistymistä, osaamisen kehittämistä, kotoutumista, työelämään paluuta, verkostoitumista ja työkykyä tukemaan. Lakisääteisten työllistymistä edistävien ja työkykyä tukevien palveluiden lisäksi palveluvalikoimassa on monipuolisesti erilaisia kuntien, oppilaitosten, järjestöjen, hankkeiden ja yksityisten toimijoiden palveluita – jokaiselle siis jotain!
Palveluntuottajille Palvelumanuaali on kanava tavoittaa palveluillaan sekä työnhakijat, työnantajat että työllisyyspalveluiden työntekijät. Työntekijän näkymästä kirjautumisen takaa löytyvät työ- ja prosessiohjeet puolestaan mahdollistavat, että asiakas saa ohjauksen aikana aina ajantasaista tietoa palveluihin liittyen ja yhdenvertaista palvelua riippumatta siitä missä tai kenen kanssa asiointi tapahtuu.
Palvelumanuaalin jatkokehityksen aikana selvitämme rajapintamahdollisuuksia myös muihin palveluita listaaville alustoille (mm. Työmarkkinatori, Opintopolku, Suomi.fi jne.).

Miten saan oman organisaationi palvelun Palvelumanuaaliin? 

Sinun tulee keskustella palvelukehityksestä ja -hankinnoista ja uuden palvelun soveltuvuudesta Palvelumanuaalin palveluvalikoimaan kuntasi työllisyyspalvelujen edustajan kanssa. Palvelumanuaaliin kuvataan yhteistyökuntien (Helsinki, Espoo, Kauniainen, Vantaa, Kerava, Sipoo, Raasepori, Inkoo ja Hanko) kuntalaisille tarkoitettuja työllistymistä edistäviä ja työkykyä tukevia palveluita. 

Palvelumanuaali näyttää keskeneräiseltä, mistä tämä johtuu?

Nyt selaamasi Palvelumanuaali on manuaalin Beta-versio eli testaamme sivuston käyttöä ja teemme tarvittavia muutoksia, jotta Palvelumanuaali palvelisi eri käyttäjäryhmiä ja -tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla tulevaisuudessa. Palvelumanuaalia kehitetään aktiivisesti vuosina 2023-2026, mistä syystä lyhyet käyttökatkot palvelussa ovat mahdollisia päivitysten aikana. Tiedotamme katkoista etukäteen palvelun etusivulla ja aktiivisille käyttäjille isojen muutosten yhteydessä myös uutiskirjeitse. 
Pyrimme tekemään Palvelumanuaalin tekniset päivitykset niin, etteivät ne aiheuta katkoja palvelun käyttöön. Päivityksiä tehdään myös palveluvalikoimaan ja palveluiden tietoihin, mutta tämä jatkuva palveluiden päivitys ei vaikuta manuaalin käyttöön. Päivitämme palveluvalikoimaa ja palveluihin liittyviä tietoja säännöllisesti, jotta sinulla olisi aina käytettävissä ajantasaiset tiedot ja kattava palveluvalikoima.

Palvelumanuaaliin luodaan tunnukset kuntien ja palveluntuottajaorganisaatioiden sisällöntuottajakäyttäjille sekä kuntien työllisyyspalveluiden asiantuntijakäyttäjille. Palveluita järjestävät tai tuottavat organisaatiot, joiden palvelut ovat valikoimassa, saavat tunnukset Palvelumanuaaliin. Käyttäjinä ovat myös kunnan työllisyyspalveluiden sisällöntuottajat sekä työllisyyspalveluiden vastuuasiantuntijat. Sisällöntuottajat kuvaavat palveluiden sisäiset työ- ja prosessiohjeet palveluiden tietoihin. Asiantuntijat käyttävät Palvelumanuaalia asiakas- ja palveluohjauksen tukena. 

Jos sinun tarvitsee ottaa yhteyttä Palvelumanuaalin ylläpitoon, tiedustele sähköpostiosoitetta omasta organisaatiostasi. Ylläpidon sähköpostiosoite on tarkoitettu vain organisaatiokäyttöön.

En pääse kirjautumaan Palvelumanuaaliin, miten toimin?

Palvelu on avoin kaikille ilman kirjautumista. Palvelumanuaalin julkisella puolella voit etsiä palvelutarpeeseesi ja elämäntilanteeseesi sopivaa palvelua, tutustua palveluiden sisältöön ja löydät ohjeet palveluihin pääsemiseksi. Palvelumanuaalin kirjautumisen takana löytyvät näkymät on tarkoitettu alueen palveluntuottajille ja Uudenmaan kuntakokeilujen työntekijöille.

Alueen palveluntuottajille on annettu käyttöoikeuksia, mikä mahdollistaa Palvelumanuaaliin kirjautumisen henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Organisaation pääkäyttäjät voivat lisätä järjestelmään käyttäjiä, joilta tunnukset vielä puuttuvat. Otathan siis ensisijaisesti yhteyttä oman organisaatiosi pääkäyttäjään, mikäli sinulla ei vielä ole tunnuksia ja tarvitset niitä palveluiden ylläpitoa varten. Mikäli pääkäyttäjä ei ole tiedossasi tai kirjautuminen ei muusta syystä onnistu, otathan yhteyttä manuaaliin ylläpitoon.

Kunnan työllisyyspalveluiden työntekijöille on luotu henkilökohtaiset tunnukset kootusti Palvelumanuaalin käyttöönoton yhteydessä tai aina uuden työntekijän aloittaessa. Jos tarvitset Palvelumanuaalia työssäsi, mutta sinulta puuttuu kirjautumiseen tarvittavat tunnukset, otathan ensisijaisesti yhteyttä omaan esihenkilöösi.

Kuka on organisaation pääkäyttäjä?

Jokaisessa käyttäjäorganisaatiossa on vähintään yksi Palvelumanuaalin pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä myöntää omassa organisaatiossa tunnukset henkilöille, jonka tehtävänä on muokata palveluiden tietoja. Pääkäyttäjä kutsuu uuden käyttäjän Palvelumanuaaliin sähköpostitse, ja määrittelee sopivan roolin (muokkaaja, pääkäyttäjä tai asiantuntija). Jokaisella kirjautuneella käyttäjällä oltava vähintään yksi rooli. Pääkäyttäjä vastaa järjestelmässä oman organisaation käyttäjähallinnasta ja tarjoaa paikallisesti käytön tukea erityisesti pääsynhallintaan liittyvissä ongelmissa. Jos palvelulle ei ole määritelty muita vastuuhenkilöitä, pääkäyttäjät vastaavat viime sijassa siitä, että palvelun tiedot ovat ajantasaiset ja selvittävät vastuujaon omassa organisaatiossa. 

Huom. Jokaisessa organisaatiossa on omat käytännöt uusien käyttäjien lisäämiselle esim. erilaisten lomakkeiden avulla. Selvitä oman organisaatiosi käytänteet liittyen uusien käyttäjien lisäämiseen. Jos et tiedä, kuka on organisaatiosi pääkäyttäjä, voit tiedustella pääkäyttäjätietoa Palvelumanuaalin ylläpidosta.

Millä laitteilla voin käyttää Palvelumanuaalia?

Palvelumanuaalia voi käyttää tietokoneella sekä mobiililaitteilla, kuten älypuhelimella ja tabletilla. Huom. Palvelun responsiivisuuta kehitetään eikä mobiilikäyttö ole vielä kaikilta osin suositeltavaa.

Sivuston käyttö onnistuu yleisimmillä selaimilla, kuten Google Chromella, Mozilla Firefoxilla, Microsoft Edgellä ja Safarilla. Jotta Palvelumanuaali toimii parhaalla mahdollisella tavalla, varmistathan, että olet päivittänyt käyttämäsi selaimen viimeisimpään versioon. 

Onko Palvelumanuaalin käyttö maksullista?

Palvelumanuaalin käyttö on toistaiseksi kaikille käyttäjille täysin maksutonta. Ratkaisu on Uudenmaan alueen työllisyyskokeilukuntien ylläpitämä. 

Miten Palvelumanuaalissa on huomioitu saavutettavuus?

Palvelumanuaali-verkkopalvelun saavutettavuutta arvioidaan koko kehittämisen elinkaaren ajan ja palvelu pyritään suunnittelemaan saavutettavuusperiaatteet huomioiden. Esimerkiksi käyttöliittymän suunnittelussa ja teemoituksessa on kiinnitetty huomiota fontteihin ja väreihin.

Vuonna 2024 palvelun saavutettavuuden arvioi ulkopuolinen toimittaja. Havainnot ja saavutettavuusseloste lisätään tällöin Palvelumanuaalin Saavutettavuus-sivulle.

Millä kielellä Palvelumanuaali on käytettävissä?

Palvelumanuaalin Beta-versio on julkaistu suomeksi. Tulemme kääntämään käyttöliittymät ruotsiksi ja englanniksi, joten sisältöjen valmistuessa Palvelumanuaalia voi käyttää näillä kolmella kielellä. Myös lakisääteiset ja kuntien omat palvelut työ- ja prosessiohjeineen tulemme kääntämään näillä kielillä.

Myös muu palveluvalikoima on tulevaisuudessa mahdollista syöttää Palvelumanuaaliin eri kieliversioilla. Näin ollen Palvelumanuaalista voi tarvittaessa etsiä esimerkiksi omakielisiä palveluita palvelun järjestämiskielellä. Kieliversioiden kehitys valmistuu asteittain.

Miten Palvelumanuaalissa on huomioitu erilaiset käyttäjätarpeet?

Projekti on käynnistynyt syksyllä 2020 laajalla konsulttiselvityksellä tarpeisiin ja tavoitetilaan liittyen. Keväällä 2021 julkaistiin väliaikainen Palvelumanuaali varsinaisen ratkaisun kehitystyön ajalle. Väliaikaisen ratkaisun käytöstä on toteutettu käyttäjäkysely työllisyyspalveluiden henkilöstölle. 

Asiantuntija/omavalmentaja- sekä sisällöntuottajakäyttäjien tarpeita on kartoitettu palvelumuotoilu- ja palvelukarttaprojektissa, työpajoissa sekä käyttäjätestauksissa. Erilaiset huomiot ja havainnot on priorisoitu ja siirretty kehitystehtäviksi.  

Kehityksessä on painotettu sisällöntuottajien ja työntekijöiden ensiversion minimitoteutuksen vaatimuksia. Asiakaskäyttäjien tarpeiden osalta toteutetaan palvelumuotoiluprojekti keväällä 2024.

Voiko organisaatio tehdä Palvelumanuaaliin muita sisältösivuja?

Toistaiseksi vain Palvelumanuaalin ylläpito voi lisätä sisältö-/artikkelisivuja. Käytättäjäorganisaatioiden tarvetta luoda tai hallinnoida erilaisia artikkelisivuja tarkastellaan myöhemmin.

Voiko Palvelumanuaaliin kirjautua oman organisaation tunnuksilla? 

Palvelumanuaali ei mahdollista kertakirjautumista (SSO) yhdellä tunnuksella useaan digitaaliseen palveluun. Jokaiselle käyttäjälle tehdään henkilökohtainen käyttäjätili Palvelumanuaaliin ja käyttäjätunnukset ovat palvelukohtaiset.   

Voinko tehdä omia palvelulistauksia Palvelumanuaalissa?  

Tällä hetkellä kirjautunut käyttäjä voi tehdä yhden oman Suosikit-listan. Kirjautumaton käyttäjä voi tallentaa suosikkeja selainistunnon ajaksi.

Palvelumanuaalin erilaisia personoituja ominaisuuksia ja personointimahdollisuuksia kehitetään ja jatkossa mm. erilaisten omien listojen tekeminen voi olla mahdollista.  

Näkyykö Palvelumanuaalissa myös epäaktiivisia tai vanhentuneita palveluita?

Julkisesti näkyvät vain aktiiviset ja julkaistut palvelut. Palvelu voidaan julkaista, kun kaikki sen pakolliset tietosisällöt on tuotettu palvelua järjestävissä tai tuottavissa organisaatioissa (ml. kunnat). Palveluita hallinnoivat ja ylläpitävät organisaatiot voivat myös tarkastella vanhentuneita ja epäaktiivisia (esim. Luonnostilassa) olevia palveluita.   

Voiko palveluita jakaa asiakkaalle?  

Asiakkaat pääsevät Palvelumanuaaliin katselemaan palveluita. Voit siis jakaa asiakkaalle linkin suoraan palveluun. Myöhemmin mahdollistetaan myös suodatettujen hakutulosten jakaminen asiakkaalle sekä hakutulosten ja yksittäisten palveluiden pdf-tallennus ja –tulostus. Pdf-tiedostoja voi jakaa asiakkaalle esimerkiksi sähköpostitse tai tulostaa asiakastapaamisessa tai sitä varten.  Kts. lisätietoja asiantuntijan ohjeista (huom. vain asiantuntija-käyttäjille).

Miten alueen asiakkaita tiedotetaan Palvelumanuaalista? 

Asiakkaita informoidaan Palvelumanuaalista ja sen käytöstä samassa yhteydessä, kun ratkaisu otetaan asiantuntijakäyttöön. Asiakkaat voivat käyttää Palvelumanuaalin julkista puolta ja etsiä/selata julkaistuja palveluja. Palvelumanuaalia kehitetään paremmin asiakastarpeita palvelevaksi palvelumuotoiluprojektissa, joka käynnistetään vuonna 2024. 

Onko palveluista tarjolla asiakaskokemustietoa? 

Jokaisella palveluntuottajalla voi olla omat tavat asiakaskokemustiedon keräämiseksi eikä tähän toistaiseksi ole yhdenmukaista tai tasalaatuista prosessia. Toiveena kuitenkin on, että sekä asiakkaalla, että työllisyyspalvelujen asiantuntijalla olisi tietoa palveluiden asiakaskokemuksista. Tarkastelemme, kuinka asiakaskokemustietoa voitaisiin kestävästi ja luotettavasti tuottaa Palvelumanuaaliin, esim. asiakastarinoiden muodossa.  

Palvelumanuaalin tekninen ylläpitovastuu on Helsingin kaupungin projektiorganisaatiolla.

Palveluvalikoimaa ja palveluihin liittyviä julkisia tietoja sekä työ- ja prosessiohjeita ylläpidetään yhteisvastuullisesti Helsingin, Espoon, Vantaan, Keravan, Raaseporin ja Hangon kaupunkien sekä alueen monipuolisen palvelutuottajaverkoston kanssa.