Sisällöntuottajan ja pääkäyttäjän käyttöohjeet

Uusi Palvelumanuaali on Uudenmaan alueen työllisyyden kuntakokeilujen (Helsinki, Espoo, Vantaa-Kerava ja Raasepori-Hanko) käytössä oleva työväline, joka kokoaa yhteen alueen työllistymistä edistävät ja työkykyä tukevat palvelut. Uusi Palvelumanuaali otettiin käyttöön asteittain vuonna 2023.

Palvelumanuaalin sisältö 

Palvelumanuaalista löytyy tällä hetkellä yhteensä noin 300 palvelua. Palveluita tuottavat mm. ELY ja TE-hallinto, kuntien toimialat (mm. työllisyyspalvelut, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala), hyvinvointialueet, Kela, työeläkelaitokset, oppilaitokset, yksityiset palveluntuottajat, järjestöt ja erilaisten hankkeet.

Palvelumanuaaliin kuvataan palvelun julkiset tiedot sekä asiantuntijan työ- ja prosessiohjeet.

Julkiset tiedot ovat avoimia kaikille ilman kirjautumista. Palvelumanuaalin julkisella puolella työnhakija voi etsiä palvelutarpeeseensa ja elämäntilanteeseensa sopivaa palvelua, tutustua palveluiden sisältöön ja löytää ohjeet palveluihin pääsemiseksi.

Kirjautuminen ja sen kautta avautuvat sisällöt on tarkoitettu palveluiden tuottajille ja Uudenmaan työllisyyden kuntakokeilujen työtekijöille. Palveluntuottajat pystyvät kirjautumisen takana hallitsemaan ja ylläpitämään oman organisaationsa palveluvalikoimaa. Kunnan työntekijöille kirjautumisen takaa aukeava Palvelumanuaali on puolestaan työväline asiakasohjauksen tueksi yksityiskohtaisine palveluihin liittyvine työ- ja prosessiohjeineen.

Kaikilla palveluilla on kaksi vastuupäivittäjää: yksi vastuupäivittäjä organisaatiosta, joka vastaa palvelusta tai tuottaa sitä (esim. oppilaitos, ELY-keskus, järjestö, kunta jne.), sekä yksi vastuupäivittäjä kunnasta. Näin siksi, että palveluntuottaja tuntee palvelun sisällön parhaiten, kunta puolestaan työ- ja prosessiohjeet.

Palvelumanuaalin käyttäjäryhmät

Palvelumanuaali toimii tällä hetkellä ensisijaisesti Uudenmaan alueen työllisyyden kuntakokeilujen työntekijöiden työvälineenä. Tulevaisuudessa alueen työnhakijat voivat itse hakea ja tarkastella Palvelumanuaalissa Uudellamaalla järjestettäviä työllistymistä edistäviä ja työkykyä tukevia palveluja.

Työnhakija

Työnhakija voi tarkastella Palvelumanuaalissa julkaistujen palvelujen julkisia tietoja.

Asiantuntija

Asiantuntijalla on oikeudet tarkastella Palvelumanuaalissa julkaistujen palvelujen julkisia tietoja sekä sisäisiä, asiakasohjauksen tueksi tehtyjä työ- ja prosessiohjeita.

Sisällöntuottaja

Sisällöntuottajat luovat ja päivittävät Palvelumanuaalin sisältöä. Sisällöntuottaja-roolit ovat hieman erilaiset palveluntuottaja- ja kuntaorganisaatioissa.

 

Palveluntuottajalla sisällöntuottajan tehtäviin kuuluu

• luoda ja ylläpitää omien vastuupalveluiden julkisia tietoja.
• lähettää julkaisuvalmiit palvelut kuntaan jatkotyöstettäväksi.

 

Kunnalla sisällöntuottajan tehtäviin kuuluu

• laatia omien vastuupalveluiden sisäiset työ- ja prosessiohjeet asiakasohjauksen tarpeisiin.
• muokata tarvittaessa myös palveluntuottajan luomia julkisia sisältöjä.
• julkaista omat vastuupalvelut Palvelumanuaalissa.
• tarkistaa palveluntuottajan tekemät uudet muutokset ja julkaista ne.

Sisällöntuottajilla on oikeus muokata kaikkien oman organisaation palveluiden tietoja. Kunnan sisällöntuottajilla on lisäksi oikeus muokata kaikkien kunnalle määriteltyjen vastuupalveluiden tietoja.

Pääkäyttäjä

Pääkäyttäjä hallinnoi oman organisaation (kunta tai palveluntuottaja) käyttäjiä. Jokaisessa organisaatiossa tulisi olla vähintään kaksi pääkäyttäjää.

Pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu

• lisätä uudet käyttäjät​ oman organisaation ryhmään järjestelmässä.
• määrittää käyttäjille käyttäjärooli (pääkäyttäjä, sisällöntuottaja, kunnissa myös asiantuntija).
• ylläpitää oman organisaation käyttäjälistaa: käyttäjien ja käyttöoikeuksien lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen. Huom. vanhojen työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä tulisi välttää ja tiedot poistaa.
• yhteydenpito palvelun ylläpitoon.

Pääkäyttäjällä on

• laajennetut käyttöoikeudet järjestelmässä​.
• oikeus hallinnoida kaikkia oman organisaation palveluiden tietoja, mukaan lukien palveluiden tilatietoa (status).
• oikeus tarkastella organisaation toimipisteitä​.

Palvelumanuaaliin voivat kirjautua vain työllisyyspalveluiden henkilöstö sekä Palvelumanuaalista löytyvien palveluiden tuottajaorganisaatioiden käyttäjät. Työnhakijat voivat käyttää Palvelumanuaalia ilman sisäänkirjautumista.

Uuden käyttäjän lisääminen

Tunnukset Palvelumanuaaliin saat oman organisaatiosi pääkäyttäjältä. Pääkäyttäjä kutsuu organisaation uuden käyttäjän Palvelumanuaaliin ja määrittelee heille sopivan käyttöoikeuden (pääkäyttäjä, sisällöntuottaja tai asiantuntija).

Katso yksityiskohtaiset ohjeet uuden käyttäjän lisäämiseksi täältä.

Etkö tiedä kuka on organisaatiosi pääkäyttäjä?

Voit tiedustella oman organisaatiosi pääkäyttäjätietoa sähköpostitse Palvelumanuaalin ylläpidosta osoitteesta palvelumanuaali@hel.fi. Pääkäyttäjä myöntää omassa organisaatiossa tunnukset henkilöille, joilla on työnsä puolesta velvollisuus päästä muokkaamaan palveluiden tietoja. Aktiivisten palveluiden julkisia tietoja voit tarkastella ilman kirjautumista.

Palvelumanuaaliin tuodut palvelut koostuvat julkisista, kaikille näkyvistä tiedoista, sekä sisäisistä, vain kunnan työntekijöille näkyvistä asiantuntijan työ- ja prosessiohjeista.​

Katso esimerkki palvelukuvauksesta Palvelumanuaalista täältä.

Sisällön saavutettavuus ja tone of voice

Persoonamuoto

Palvelumanuaalissa palvelun julkisten tietojen lukija on ensisijaisesti henkilöasiakas ja sisäisten tietojen lukija asiantuntija. 

1. Puhuttele lukijaa sinä-muodossa.
2. ​Käytä kokonaisia lauseita.​

Esim. ”Palvelu voi sopia sinulle, jos olet…”

”Huomioithan, että sinulla tulee olla…”,

"Ota yhteyttä omaan valmentajaasi.”

”Kirjaa järjestelmään…”

”Muista tarkastaa, onko asiakkaalla…”

 

Selkeä kieli

Kun kirjoitat selkeää ja helposti ymmärrettävää tekstiä, varmistat, että mahdollisimman suuri joukko ymmärtää lukemansa. Yritä siis käyttää mahdollisimman selkeää yleiskieltä ja vältä erikoistermejä.​

Kun haluat kirjoittaa selkeää kieltä, toimi seuraavasti:​

1. Käytä tavanomaista ja ymmärrettävää sanastoa.​
2. Käytä sivulauseita lauseenvastikkeiden sijaan.​
3. Puhuttele lukijaa, ainakin jos annat lukijalle ohjeita.​
4. Suosi aktiivimuotoisia verbejä ja selkeästi nimettyjä tekijöitä (= vältä passiivia)​
5. Käytä asioiden välisiä suhteita ilmaisevia sanoja, esimerkiksi vaikka, jotta, koska, joten.​
6. Kirjoita lyhenteet auki ja selosta termit, kun ne esiintyvät ensimmäisen kerran.​

Jos on mahdollista, pyydä jotakuta työtoveria lukemaan tekstisi läpi ja arvioimaan, kuinka helposti ymmärrettävä se on. Kielen sujuvuutta voit kokeilla myös itse lukemalla tekstisi ääneen. Jos jokin kohta tuntuu hankalalta lukea ääneen, kannattaa miettiä, voisiko kohtaa (Lähde: saavutettavuusmalli.hel.fi)​

Syöttölomakkeen käyttö

ko

Palveluiden julkiset tiedot

Palveluntuottaja täyttää ensisijaisesti palvelun julkiset tiedot​. Kunnan vastuuhenkilöt tarkistavat ja tarvittaessa täydentävät tietoja​.

Julkisten tietojen katsominen ei vaadi kirjautumista eli julkaistujen palveluiden julkiset tiedot näkyvät kaikille verkon käyttäjille.​

Julkiset tiedot koostuvat palvelun perustiedoista, aika- ja paikkatiedoista, palvelun kuvauksesta ja julkisista yhteystiedoista​. Julkisiin tietoihin voidaan lisätä myös linkkejä ja liitetiedostoja.

Perustiedot - syöttölomakkeen sivu 1

Palvelun perustietoihin kuuluvat palvelun nimi, lyhyt kuvaus, palvelukategoria, kieli ja kielen vaatimustaso sekä tieto maksullisuudesta . Jos palvelu on maksullinen, tulee sisällöntuottajan ilmoittaa palvelulle hinta. ​

Perustietoihin kuuluvat myös kohderyhmän tiedot, joita ovat kohderyhmän elämäntilanteet, sekä kohderyhmän ikä ja kotikunta.

Lisäksi palvelulle voidaan valita erilaisia palvelun saavutettavuuteen liittyviä määreitä.

Katso yksityiskohtaiset ohjeet syöttölomakkeen täyttämiseen täältä.

Aika- ja paikka - syöttölomakkeen sivu 2

Palvelun paikka- ja aikatietoon kuuluvat palvelun toteutustapa, toimipaikka, kieli sekä aikatiedot.​ Kieleen ja toteutusaikoihin liittyvät tiedot ovat toimipaikkakohtaisia, mutta toimipaikkoja voi lisätä useita yhtä palvelua kohden.

Lisäksi paikka- ja aika sivulla voi täydentää toteutuspaikkaan ja ajankohtaan liittyviä valinnaisia lisätietoja.​

Katso yksityiskohtaiset ohjeet syöttölomakkeen täyttämiseen täältä.

Kuvaus ja työohje - syöttölomakkeen sivu 3

Palveluntuottajan sisällöntuottaja täyttää Kuvaus ja työohje -lomakkeeseen palvelun julkisen kuvauksen.

Palvelun julkisessa kuvauksessa kuvataan, mitä palvelussa tapahtuu, miten siihen pääsee osallistumaan, mitä edellytyksiä ja suostumusvaatimuksia osallistumiselle on sekä mitä hyötyä osallistumisesta on. 

Lisäksi julkiseen kuvaukseen lisätään palveluun liittyvät linkit ja liitteet.​

Katso yksityiskohtaiset ohjeet syöttölomakkeen täyttämiseen täältä.

Lisätiedot - syöttölomakkeen sivu 4

Lisätietoihin täytetään palvelun yhteystiedot, palvelun järjestäjä- tai tuottajatiedot, vastuupäivittäjät sekä palveluntuottajalta että kunnasta, sekä linkitykset muihin Palvelumanuaalista löytyviin palveluihin.​

Sivulle syötettävistä tiedoista julkiset yhteystiedot, palvelun järjestäjä- ja tuottajatiedot sekä linkitys muihin palveluihin näkyy julkisesti työnhakijoille, palveluntuottajille ja asiantuntijoille. ​

Palvelun sisäiset yhteystiedot näkyvät vain kunnan työntekijöille ja vastuupäivittäjä vain ylläpidolle ja vastuukunnan pääkäyttäjälle.​

Katso yksityiskohtaiset ohjeet syöttölomakkeen täyttämiseen täältä.

Palveluiden sisäiset tiedot

Kunnan vastuuhenkilöt täydentävät sisäiset tiedot julkisten tietojen pohjalta​. Tiedot näkyvät vain kuntien kirjautuneille käyttäjille​. Sisäiset tiedot ovat asiantuntijan työ- ja prosessiohje asiakasohjauksen tueksi. Muutokset julkisissa tiedoissa saattavat vaikuttaa sisäisiin tietoihin​.

Työohje - syöttölomakkeen sivu 3

Sisäiset työohjeet ovat osa palvelukuvausta ja työväline asiakasohjauksen tueksi. Välilehti aukeaa kunnan sisällöntuottajille ja pääkäyttäjille syöttölomakkeen Kuvaus ja työohje -sivun Specialist-välilehdeltä. Välilehti ei näy muille käyttäjille.​

Ohjeeseen kuvataan miten asiakas ohjataan palveluun ja millä edellytyksillä tämä voi osallistua palveluun, otetaan palvelun velvoittavuuteen, lausuntoihin ja työttömyysetuusvaikutuksiin, poikkeustilanne- ja arkistointikäytäntöihin sekä siihen soveltuuko palvelu täydentäväksi työnhakukeskusteluksi. Ohjeeseen kuvataan myös tarvittavat merkinnät asiakastietojärjestelmään. Ohjeita voidaan täydentää liitteillä ja linkeillä.

Katso yksityiskohtaiset ohjeet syöttölomakkeen täyttämiseen täältä.

Palvelun tilamuutokset ja julkaiseminen

Palveluntuottajan sisällöntuottaja

Accordion content 1.

Kunnan sisällöntuottaja

Accordion content 2.

Pääkäyttäjä

Accordion content 2.

Kieliversion tekeminen